TPE : quelles sont vos obligations réglementaires ?

Les obligations sociales

Les relations avec vos salariés sont encadrées par des règles précises. Découvrez ici les principales obligations sociales qui vous permettent d’assurer un cadre de travail légal, sécurisé et respectueux.

L'embauche d'un salarié

Lors d’une première embauche

• Se procurer le registre unique du personnel et la convention collective applicable à votre entreprise ;
• Procéder aux affichages obligatoires ;
• Rédiger le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) ;
• Ouvrir un contrat collectif obligatoire de frais de santé et un contrat de prévoyance et établir si nécessaire la/les décision(s) unilatérales(s) de l'employeur ;
• Adhérer à un service de santé au travail et réaliser la fiche entreprise avec la médecine du travail ;
• Se procurer une trousse de secours à tenir à disposition des salariés ;
• Pour le secteur du BTP : créer votre compte carte BTP.

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié aux formalités à respecter pour l’embauche de votre 1er salarié.

A chaque embauche

• Réaliser la déclaration préalable à l’embauche ;
• Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel ;
• Informer la médecine du travail de l’embauche ;
• Etablir un contrat de travail écrit et le faire signer au salarié avant l’embauche ;
• Procéder à l’affiliation aux caisses de prévoyances et de mutuelle ;
• Conserver les justificatifs de dispense à d’éventuelles cotisations (prévoyance, mutuelle, etc.) ;
• Remettre un bulletin de salaire au salarié tous les mois ;
• Récupérer les documents d'identité du salarié : carte d’identité, attestation de droits à la Sécurité Sociale, attestation RQTH, titre de séjour et autorisation de travail, etc. ;
• Pour les salariés qui disposent d'un titre de séjour :
  • S'assurer de la validité du titre de séjour auprès de la préfecture
  • S'assurer du renouvellement par le salarié de son titre de séjour ;
• Remettre le livret d'accueil au salarié ;
• Pour le secteur du BTP : commander la carte BTP du salarié s'il travaille sur un chantier.

Retrouvez la liste des documents à fournir lors de l’embauche d’un salarié dans notre article.

Les informations à communiquer 

• Conditions de la couverture de prévoyance, mutuelle et retraite supplémentaire en place dans l’entreprise ;
• Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) en cas de mise en place par l’entreprise ;
• Fiche horaires mentionnant les heures de travail du salarié ;
• Dispositifs d’épargne salariale existants dans l’entreprise ;
• Textes conventionnels et usages applicables au sein de l’entreprise.

Les dispositifs à mettre en place

• Pour toutes les entreprises : entretien professionnel tous les 2 ans et au retour de certains congés, pour étudier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié ;
• Pour toutes les entreprises embauchant des salariés en forfait jours : entretien de suivi tous les ans ;
• Pour les entreprises ≥ à 11 salariés : mise en place d’un Comité Social et Economique (CSE).

La sécurité et la santé des salariés 

• Mettre en place les mesures nécessaires à la prévention des risques psychosociaux et professionnels ;
• Adhérer à un service de santé au travail ;
• Décliner la politique de sécurité et de prévention des risques dans le DUERP ;
• Inscrire votre entreprise au compte AT/MP pour la cotisation accidents du travail et maladies professionnelles.

Le départ d'un salarié

• Récupérer ou établir les documents liés au départ du salarié : lettre de démission, courrier pour la rupture d’essai, notification de licenciement et convocation d’entretien, etc. ;
• Fournir les documents obligatoires au salarié : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation d’assurance chômage ;
• Mettre en œuvre les formalités obligatoires : mise à jour du registre du personnel, vérification de la présence de clauses particulières, mettre fin à la mise à disposition des avantages en nature ;
• Informer les différents organismes (frais de santé, prévoyance, etc.) de la sortie du salarié et informer celui-ci du dispositif de portabilité ;
• Verser les indemnités de rupture de contrat : prime de précarité, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de licenciement.

Pour en savoir plus sur les démarches à effectuer lors du départ d’un salarié, consultez notre article dédié.

Les obligations numériques et données personnelles 

À l'ère du numérique, votre entreprise doit s’adapter à de nouvelles exigences réglementaires. Découvrez les principales obligations liées à la digitalisation et à la protection des données personnelles.

La conformité de votre site web

Vous avez l’obligation de faire figurer plusieurs éléments sur votre site web pour assurer sa conformité juridique :

• Les mentions légales englobent les mentions obligatoires permettant à tout utilisateur de vous identifier ;
• Les Conditions Générales de Vente (CGV) ou Conditions Générales de Prestations de Services (CGPS) encadrent juridiquement vos relations commerciales, y compris sur le web ;
• La politique de confidentialité informe les utilisateurs quant aux traitements de données personnelles que vous réalisez via le site web ;
• La politique de cookies (et le bandeau cookies) sert à informer les utilisateurs sur les différents types de cookies collectés et à recueillir leur consentement le cas échéant ;
• Les mentions RGPD sont à prévoir sous les formulaires de collecte de données (comme les formulaires de contact par exemple).

Outre ces formalités obligatoires, d’autres sont facultatives mais néanmoins primordiales pour assurer la protection de vos intérêts, telles que les Conditions Générales d’Utilisation (CGU).

Pour en savoir plus, consultez notre articlé aux actions à mettre en place pour assurer la conformité de votre site web au RGPD.

La gestion et la transmission des données personnelles (RGPD)

Toute entité doit se conformer au RGPD et à la loi « informatique et libertés » notamment en mettant en place des mesures de mise en conformité au RGPD :

• Constituer un registre des activités de traitement de données ;
• Limiter la collecte et minimiser les données personnelles pour ne collecter que celles qui sont strictement nécessaires à la finalité du traitement ;
• Assurer la licéité du traitement en respectant les conditions de mise en œuvre d’un traitement de données personnelles ;
• Respecter les droits des personnes concernées (droit à l’information, d’accès aux données, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement…) ;
• Encadrer les traitements de données avec vos prestataires et sous-traitants ;
• Respecter les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut, notamment par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles adaptées (gestion des profils d'habilitation, archivage sécurisé des données, sensibilisation des utilisateurs).

👉 Zoom sur la transmission des données personnelles / bulletins de paie

La CNIL impose de ne pas transmettre des fichiers contenant des données personnelles en clair via des messageries et plateformes grand public (messagerie électronique, messagerie instantanée, plateforme de dépôt de fichiers), sans prendre des mesures de sécurité complémentaires.

Vous avez donc l’obligation de transmettre les bulletins de paie à vos salariés via une solution sécurisée. Cette solution peut se matérialiser par la mise en place d’un coffre-fort numérique propre à chaque salarié, afin d’envoyer et stocker les bulletins de paie dématérialisés.