19.02.21

Tous les commerçants acceptant les paiements en espèces assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Dans le cas contraire, ils encourent des sanctions conséquentes. Cette obligation fait suite à la loi sur la caisse en vigueur depuis le 1er janvier 2018. Ainsi, il est important de vérifier la conformité de votre logiciel de caisse, de connaitre les pièces justificatives qui peuvent être demandées et le cas échéant, savoir comment mettre en conformité son matériel.

 

Selon la nouvelle réglementation, le logiciel de caisse certifié doit empêcher la dissimulation d’opérations après leurs enregistrements. En toute logique, avec un tel logiciel, toute saisie d’opérations sur la caisse ne peut pas être modifiée sans laisser de traces.

 

Pour connaître le détail sur la règlementation, téléchargez notre document de synthèse :

 

Logiciels-de-caisse

 

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Qui est concerné par les logiciels de caisse sécurisés ?

  • Tous les commerçants acceptant le paiement en espèce assujettis à la TVA. Les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs, exerçants en franchise de TVA, ne sont donc pas concernés.
  • A noter : l’utilisation d’une caisse n’est pas obligatoire et si jusqu’à présent, vous préfériez vous en passer, vous pouvez tout à fait continuer à le faire !

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

Un logiciel de caisse permet le traitement informatique des données saisies sur la caisse enregistreuse. Pour que celui-ci soit certifié, en vue d’un contrôle de l’administration fiscale, il doit permettre

  • l’inaltérabilité
  • la sécurisation
  • la conservation
  • et l’archivage des données

Avec un tel logiciel, une saisie d’opérations sur la caisse ne peut pas être modifiée sans laisser de traces.

Conformité du logiciel de caisse : un certificat ou une attestation obligatoire

Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants soumis à la TVA qui utilisent un système de caisse enregistreuse, doivent le faire certifier. En cas de contrôle, vous devez présenter, pour l’ensemble des terminaux de paiement utilisés, soit :

  • un certificat de conformité du système de caisse fourni par l’éditeur lui-même
  • une attestation d’homologation délivrée par un organisme tiers accrédité respectant la norme NF525 ou certification LNE

C’est à l’éditeur de votre logiciel de caisse de faire certifier son système. Si vous n’avez pas encore eu de nouvelles de sa part, il est temps de le contacter rapidement.

Comment vérifier la conformité de son logiciel de caisse ?

Si votre système de caisse vous permet de :

  • réaliser un abandon de saisie de vente,
  • supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie,
  • travailler sur une date différente que celle du jour,
  • d’annuler tout ou partie d’un ticket encaissé ou d’en modifier les fichiers de données,
  • le tout sans laisser de traces consignées dans un journal ou compte-rendu non modifiable...

... c’est que votre système de caisse ne répond pas aux normes imposées par les dernières lois sur la caisse enregistreuse.

Attention, la loi sur les caisses enregistreuses précise bien que dans un commerce, tous les systèmes de caisse doivent être conformes et cela même si vous avez plusieurs terminaux utilisant des systèmes différents. En cas de non-respect de la loi, vous risquez une amende de 7 500€ par logiciel ou système non certifié en cas de contrôle.