27.07.26
Une entreprise doit conserver les documents émis ou reçus dans le cadre de son activité pendant des durées minimales fixées par la loi. Ces durées d’archivage varient selon la nature des documents concernés : pièces comptables, documents fiscaux, contrats commerciaux, documents juridiques ou encore documents relatifs au personnel.
Ces obligations évoluent régulièrement. C’est notamment le cas en matière fiscale, avec les modifications prévues par la loi relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, qui prévoit un allongement de certaines durées de conservation des documents contrôlables par l’administration.
Mais combien de temps faut-il réellement conserver chaque document ? Quels sont les risques en cas de conservation insuffisante ? Et quelles évolutions récentes faut-il intégrer dans vos pratiques d’archivage ?
Dans ce décryptage, nos experts-comptables font le point sur les principales obligations légales et les durées de conservation des documents d’entreprise à connaître.
Documents fiscaux : quelles sont les nouvelles durées de conservation légales ?
La durée de conservation obligatoire des documents fiscaux est établie à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale doivent en principe être conservés pendant une durée minimale.
⚠️ A noter : Jusqu’à présent fixée à 6 ans, cette durée est portée à 10 ans par la loi relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027, sous réserve de la promulgation définitive du texte et de ses modalités d’entrée en vigueur.
Pour en savoir plus sur cette évolution, consultez notre article dédié.
En pratique, sont notamment concernés les documents et pièces justificatives relatifs :
- à l’impôt sur le revenu et à l’impôt sur les sociétés ;
- aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel ;
- aux impôts directs locaux, notamment la cotisation foncière des entreprises (CFE) et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;
- aux taxes sur le chiffre d’affaires, notamment la TVA et les taxes assimilées.
Lorsque ces livres, registres, documents ou pièces sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette même forme électronique pendant toute la durée légale de conservation applicable. Cette exigence concerne notamment les documents fiscalement contrôlables et implique de garantir leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité pendant toute la période d’archivage.
Il convient également de conserver les preuves de paiement des différents impôts et taxes acquittés par l’entreprise. Ces justificatifs, tels que les avis de paiement, accusés de réception, relevés bancaires ou confirmations de télérèglement, peuvent être essentiels en cas de contrôle fiscal afin de démontrer la réalité et la date du paiement.
Quelle durée de conservation pour vos documents et pièces comptables ?
L’archivage des documents comptables est soumis à une durée légale de 10 ans, que ce soit les bons de commande, les bons de livraison, les factures émises ou reçues ou le livre et registre comptable.
⚠️ A noter : Une attention particulière doit être portée aux factures électroniques. Comme les autres factures, les factures transmises dans le cadre du dispositif obligatoire de facturation électronique prévu par l’article 289 bis du Code général des impôts doivent être conservées sur support informatique pendant la durée légale applicable. Cette conservation doit permettre de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture pendant toute la période d’archivage.
Quelle durée d’archivage pour vos documents civils et commerciaux ?
L’ensemble des pièces relatives à l’exercice d’une activité commerciale sont régies par les réglementations sur l’archivage. Ces documents peuvent notamment être demandés en cas de litige, de contrôle ou de vérification portant sur les relations contractuelles de l’entreprise :
- Contrats d’acquisition et de cession de biens : 30 ans ;
- Contrat conclu entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants : 5 ans ;
- Documents bancaires : talons de chèques, relevés bancaires… : 5 ans ;
- Documents établis pour le transport des marchandises : 5 ans.
Quelle durée de conservation pour vos documents juridiques ?
L’ensemble des documents juridiques, depuis la création de l’entreprise, est à conserver précieusement. La durée de conservation des documents juridiques varie également selon leur nature.
A savoir que les comptes annuels de la société (bilans, comptes de résultats et annexes) doivent être conservés durant 10 ans. Il est également recommandé de conserver au moins 3 exercices les rapports des commissaires aux comptes.
- Comptes annuels : 10 ans ;
- Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement d’une société, documents de la société absorbée : 5 ans ;
- Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association : 5 ans* ;
- Pièces modificatives des statuts : 5 ans* ;
- Registres de titres nominatifs : 5 ans** ;
- Registre des mouvements des titres : 5 ans** ;
- Ordres de mouvements : 5 ans** ;
- Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (cotés et paraphés) : 5 ans** ;
- Feuilles de présence et pouvoirs : 3 derniers exercices ;
- Rapport du gérant ou du conseil d’administration : 3 derniers exercices ;
- Rapport des commissaires aux comptes : 3 derniers exercices.
*À partir de la perte de personnalité morale.
**À partir de la fin de leur utilisation
Quels délais d’archivage pour vos documents relatifs au personnel ?
Côté ressources humaines, les documents relatifs à la gestion du personnel ont une obligation de conservation entre 1 et 5 ans :
- Bulletin de paie : 5 ans ;
- Contrat de travail, lettre de démission, notification de licenciement, sanction disciplinaire : 5 ans ;
- Registre unique du personnel : 5 ans ;
- Documents concernant les salaires, primes ou indemnités, reçu pour solde de tout compte : 5 ans ;
- Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail : 5 ans ;
- Documents relatifs aux charges sociales : 3 ans ;
- Documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés : 1 an.
Archivage et RGPD : comment concilier conservation légale et droit à l’oubli ?
Les obligations d’archivage doivent également être conciliées avec les règles relatives à la protection des données personnelles. En application du RGPD, les entreprises ne doivent pas conserver indéfiniment des documents contenant des données personnelles lorsque leur conservation n’est plus justifiée.
Le droit à l’effacement, souvent appelé droit à l’oubli, prévu par l’article 17 du RGPD, permet notamment à une personne de demander la suppression de ses données dans certaines situations.
En pratique, cela signifie que les documents doivent être conservés pendant la durée légale nécessaire, puis faire l’objet d’une politique de tri, de purge ou d’anonymisation lorsque cette durée est expirée et qu’aucun autre motif légitime ne justifie leur conservation. Cette démarche suppose de mettre en place des règles internes claires :
- Plan de classement ;
- Calendrier de conservation ;
- Droits d’accès limités ;
- Archivage sécurisé ;
- Procédures de suppression.
Le non-respect des obligations relatives aux données personnelles peut entraîner des sanctions importantes, pouvant atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.
Quelles sanctions en cas de non-respect des durées de conservation ?
Ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions commerciales, fiscales voire pénales. En cas d’absence de tenue, de destruction avant l’expiration des délais légaux ou de refus de communication des documents demandés, l’entreprise s’expose notamment à une amende de 10 000 €, prévue par l’article 1734 du Code général des impôts. Au-delà de cette sanction, l’entreprise s’expose à un risque de redressement, à des pénalités, ainsi qu’à une fragilisation de sa position en cas de contrôle ou de litige, faute de pouvoir produire les justificatifs nécessaires.
