Dépôt des comptes annuels : quelles sont les obligations et les délais à respecter ?

En tant que dirigeant, vous avez l’obligation de déposer les comptes annuels de votre société. Cette formalité est importante pour garantir la conformité de votre entreprise avec la législation en vigueur. Elle permet également d’assurer la transparence des informations financières de votre entreprise, permettant d’offrir une vue claire de la santé financière de votre société à vos parties prenantes. 

Mais concrètement, en quoi consiste l’obligation de dépôt des comptes annuels ? Quelles entreprises sont concernées ? Quels documents doivent être déposés ? Et quelles sanctions risquent d’être appliquées en cas de manquement ? Les conseillers juridiques implid font le point pour vous aider à comprendre et sécuriser vos démarches. 

Qu'est-ce que le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale pour la majorité des sociétés. Il consiste à transmettre vos comptes annuels au Greffe du Tribunal de commerce dont votre entreprise dépend, c’est-à-dire celui du lieu de votre siège social.

Avant le dépôt des comptes, le dirigeant doit suivre plusieurs étapes :

1. Rassembler les associés (ou l’associé unique) : cette réunion doit avoir lieu dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.
2. Présenter les comptes de l’entreprise : le dirigeant expose les résultats de l’exercice écoulé aux associés.
3. Faire approuver les comptes : les associés doivent valider les comptes présentés.
4. Rédiger un procès-verbal : ce document formalise l’approbation des comptes et précise notamment l’affectation du résultat de l’exercice (répartition du bénéfice ou gestion de la perte).

Quelles sont les entreprises concernées ?

L’obligation de dépôt des comptes annuels s’applique aux sociétés immatriculées suivantes :

• Les sociétés par Actions : Société par Actions Simplifiée (SAS), Société Européenne (SE), Société anonymes (SA), société en commandite par actions (SCA), société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ;
• Les sociétés à responsabilité limitée : SARL, EURL ;
• Les sociétés d’exercice libéral : Société d’Exercice Libéral à Responsabilité Limitée (SELARL), Société d’Exercice Libéral à Forme Anonyme (SELAFA), Société d’Exercice Libéral en Commandite par Actions (SELCA), Société d’Exercice Libéral par Actions Simplifiée (SELAS) ;
• Les sociétés en Nom Collectif (SNC) ;
• Les sociétés coopératives agricoles (sous conditions) ;
• Les sociétés commerciales dont le siège se situe à l’étranger et qui ont un ou plusieurs établissements ouverts en France.

⚠️ A noter :

• Les Entreprises Individuelles (EI) sont exclues de cette obligation.
• Les sociétés civiles (Société Civile Immobilière - SCI, Société Civile Professionnelle - SCP, Société Civile de Moyens - SCM), bien qu’obligées d’approuver leurs comptes en assemblée chaque année, sont également dispensées de déposer leurs comptes auprès du greffe.

Quel est le délai à respecter pour déposer ses comptes ?

Depuis la mise en place du Guichet Unique de l’INPI en 2023, le dépôt des comptes annuels doit obligatoirement s’effectuer en ligne via cette plateforme. 

Les comptes annuels doivent être déposés dans un délai d’un mois à compter de la réunion des associés approuvant les comptes. L’approbation des comptes s’effectuant dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, le délai maximum de dépôt des comptes est donc de 7 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.

Pour effectuer cette démarche, plusieurs étapes sont nécessaires : 

1. Indiquer le type de dépôt : entreprise individuelle ou groupe de sociétés, dépôt initial ou correction.

2. Fournir les documents requis, qui varient selon la forme juridique de votre société (par exemple, certaines structures ne sont pas tenues de fournir d’annexes).

3. Une fois le dépôt validé, vous recevez un certificat de dépôt électronique et la facture correspondante. 

Pour sécuriser cette procédure et gagner du temps, il est recommandé de préparer le dépôt en amont et de se faire accompagner par un conseiller juridique. 

💡 Bon à savoir : Si vous ne pouvez pas approuver les comptes de votre société, et donc les déposer dans le délai imparti, vous pouvez bénéficier d’un report, appelé « prorogation du délai d’approbation des comptes ». Pour cela, vous devez adresser une requête au Président du Tribunal de commerce précisant les motifs du report et proposant une nouvelle date butoir pour approuver vos comptes.

Quelles sanctions en cas de non-dépôt des comptes ? 

En cas de non-respect de l’obligation de déposer les comptes annuels de votre société dans le délai imparti, vous vous exposez à plusieurs sanctions : 

• Sanctions civiles : injonction sous astreinte de déposer les comptes de votre société

• Sanctions pénales : contravention de cinquième classe (amende de 1 500 €, puis 3 000 € en cas de récidive)

Le non-dépôt des comptes constitue également une faute de gestion, qui peut engager votre responsabilité en tant que dirigeant vis-à-vis de vos associés.

Quels documents doivent être déposés ? 

Pour que le dépôt des comptes annuels soit valable, vous devez transmettre au Greffe les documents suivants : 

• Le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes, incluant la proposition d’affectation du résultat de l’exercice comptable
• Le bilan (actif et passif)
• Le compte de résultat
• Les annexes (les micro-entreprises ne sont pas tenues d’établir des annexes)
• Le rapport du commissaire aux comptes (obligatoire pour les sociétés disposant d’une commissaire aux comptes, c’est-à-dire les sociétés dépassant deux des trois seuils suivants : total bilan à 5 000 000 €, CA à 10 000 000 € et plus de 50 salariés)

Une fois votre dossier complet, le Greffe se charge de le publier.

Confidentialité des comptes : quels sont vos droits ?

Vous pouvez demander au Greffe que les comptes de votre société ne soient pas rendus publics, en tout ou partie, selon la taille et le statut de votre entreprise : 

• Confidentialité totale pour les micro-entreprises : sociétés ne dépassant pas deux des trois seuils suivants en 2025 :
  
  • 450 000 € de total bilan
  • 900 000 € de chiffre d’affaires
  • 10 salariés
• Confidentialité partielle pour les petites entreprises (seul le compte de résultat peut être rendu confidentiel) : sociétés ne dépassant pas deux des trois seuils suivants en 2025 :
  
  • 7 500 000 € de total bilan
  • 15 000 000 € de chiffre d’affaires
  • 50 salariés 

Si vous souhaitez bénéficier de cette confidentialité, vous devez joindre une déclaration de confidentialité à votre dépôt sur le Guichet Unique de l’INPI.

⚠️ A noter : la confidentialité n’est pas autorisée pour certaines sociétés en raison de l’activité exercée :

• Société appartenant à un groupe, sociétés holdings ou sociétés cotées ;

• Etablissements de crédit et sociétés de financement ;

• Entreprises d’assurance et de réassurance.

Approbation des comptes : une procédure plus large que le simple dépôt

Le dépôt des comptes annuels est une formalité qui s’inscrit dans la procédure plus globale d’approbation des comptes. Cette procédure concerne toutes les sociétés dès lors qu’elles doivent établir des comptes annuels. 

L’approbation des comptes ne se limite pas aux documents obligatoires pour le dépôt des comptes. Elle englobe d’autres documents non rendus publics et non déposés au greffe, qui doivent être présentés aux associés et approuvés, comme :

• Le rapport spécial sur les conventions réglementées ;

• Le rapport de gestion (dispensé pour les petites entreprises).

💡 Bon à savoir : Les rémunérations et/ou primes que vous avez perçues en tant que dirigeant doivent faire l’objet de procès-verbaux spécifiques, qui viendront compléter les documents à présenter à vos associés.

👉 Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale essentielle pour garantir la conformité de votre société. Cette démarche permet de formaliser la situation financière de votre entreprise, offrant ainsi à vos parties prenantes (associés, créanciers, autorités fiscales) une vue transparente de vos résultats. 

Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions importantes et engager votre responsabilité en tant que dirigeant. Il est donc crucial de veiller à la bonne gestion de cette formalité.