Gestion des départs de vos salariés, comment réussir votre offboarding ?

Souvent négligée et sous-estimée, la phase d’offboarding, c’est-à-dire le processus d’accompagnement lors du départ d’un salarié, joue pourtant un rôle crucial dans la réputation et l’image de marque employeur d’une entreprise. Que le départ soit volontaire, imposé, anticipé ou imprévu, bien gérer cette étape reflète la maturité organisationnelle et la qualité de votre culture d’entreprise.

Loin d'être une simple formalité administrative, l'offboarding est en effet un acte de management stratégique qui façonne durablement la perception de votre entreprise. Un départ mal géré peut engendrer un bouche-à-oreille désastreux et décourager les futurs talents…

Nos consultants en Capital Humain et consultants en Recrutement vous présentent les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir l’offboarding de vos collaborateurs et transformer cette étape souvent négligée en un puissant levier de votre marque employeur.
 

Départ d’un salarié : en quoi consiste l’offboarding ?

Le départ de l’un de vos salariés peut déstabiliser vos équipes, qui vont devoir trouver un nouvel équilibre. Un collaborateur représente en effet un ensemble de qualités relationnelles et de compétences. Son départ est souvent accompagné d’une forte dimension affective et émotionnelle. Ce changement a donc un impact sur les collaborateurs qui restent au sein de l’entreprise, mais également sur le collaborateur qui remplace ce départ.

L’offboarding consiste alors à gérer de façon anticipée le départ de votre collaborateur. Il s’agit de limiter les impacts de ce changement sur vos équipes et de soigner l’expérience de ce salarié qui quitte votre entreprise.

Ce processus englobe toutes les étapes et actions mises en œuvre par l’entreprise lors du départ de ce salarié : 

• Les démarches administratives liées au départ du collaborateur (gestion des documents, solde de tout compte, etc.) ;
• La passation de poste, essentielle pour assurer la continuité des activités suite à son départ ;
• La restitution du matériel de l'entreprise par le salarié en partance ;
• L'entretien de départ du salarié, moment clé pour recueillir du feedback précieux ;
• La communication interne et externe autour de l'annonce du départ du collaborateur.

Un processus structuré permet non seulement de clôturer la collaboration avec respect et professionnalisme, mais aussi de préserver la relation à long terme avec l’ex-salarié. Ce dernier devient alors un potentiel ambassadeur (ou, à l'inverse, un détracteur) de votre marque employeur.

Offboarding négligé : quels risques pour l’image de l’entreprise  ?

Un offboarding mal géré lors du départ d'un salarié expose l'entreprise à des risques significatifs pour son image :

1. Mauvais bouche-à-oreille : un collaborateur mal accompagné peut exprimer son mécontentement sur les réseaux sociaux, plateformes d’avis (comme Glassdoor), ou dans son entourage professionnel.
   « Selon une étude de Workelo (2023), 70 % des entreprises n'ont pas encore formalisé de processus d'offboarding, ce qui peut exposer à des risques de bouche-à-oreille négatif ou de "bad buzz" sur les réseaux sociaux. »
2. Attractivité affaiblie : des départs mal gérés donnent une image de désorganisation ou de désintérêt pour le bien-être des employés, ce qui peut dissuader de futurs talents de postuler.
   « Selon une étude Glassdoor de 2021, 86 % des chercheurs d'emploi consultent les avis et évaluations d'une entreprise avant de postuler, soulignant l'importance d'une bonne réputation employeur. »
3. Détérioration de la marque employeur : dans un monde ultra-connecté, une réputation négative peut se propager rapidement, affectant à la fois les RH, mais aussi l’image commerciale de l’entreprise.

Quels sont les avantages pour votre entreprise d’un offboarding soigné ?

D’après une étude HAYS, réalisée en octobre 2022, 85% des personnes interrogées seraient prêtes à parler positivement de leur ancienne entreprise autour d’eux si leur départ se passait bien. D’ailleurs, dans près de 70% des cas, les collaborateurs seraient même enclins à réintégrer une entreprise qu’ils ont quittée, si l’accompagnement de leur départ les a satisfaits.

La gestion des départs de vos salariés, via la définition et la mise en place d’un processus d’offboarding, a donc un impact positif sur la marque employeur et la fidélisation de vos talents et permet de :

• Renforcer votre image de marque : un départ bien accompagné montre que l’entreprise prend soin de ses collaborateurs jusqu’au bout, ce qui inspire confiance. De plus, le « offboardé » dont le départ a été bien accompagné sera enclin à être un ambassadeur de votre entreprise auprès des candidats ou clients.
• Favoriser les retours d’anciens collaborateurs (salarié boomerang) : un bon souvenir de l’entreprise peut inciter un salarié à revenir travailler dans son ancienne entreprise, avec une expertise renforcée et riche d’une expérience professionnelle différente.
• Capitaliser sur le feedback : à travers les entretiens de départ auprès de son manager et de son interlocuteur RH, leur collaborateur partant peut fournir de précieux conseils pour améliorer l’expérience RH de vos collaborateurs.
• Préserver un bon climat interne : préparer la passation avec une montée en compétences anticipée et l’ajustement de l’organisation de l’équipe garantit la continuité de service et limite les impacts sur les collaborateurs restants. De plus, prendre soin du collaborateur qui part illustre vos valeurs et l’importance que vous accordez à l’Humain. Cela renvoie un signe positif aux collaborateurs restants et contribue à maintenir leur engagement au service de votre collectif.

Quelles sont les bonnes pratiques pour réussir votre stratégie d'offboarding ?

Afin de gérer au mieux les éventuels départs de vos salariés, nous vous conseillons les axes d’actions suivants : 

• Accueillez le départ de votre collaborateur de manière positive et bienveillante ;
• Ecoutez les raisons qui poussent votre collaborateur à partir en demandant un feedback lors d’un entretien de départ ;
• Négociez au mieux la période de préavis en prévoyant un planning de départ et une checklist claire (administratif, matériel, accès informatiques…) afin de réaliser une bonne passation de l’activité ;
• Communiquez sur le départ auprès des autres collaborateurs ;
• Rendez les départs plus humains, en allouant un temps à l’équipe pour se réunir et célébrer l’évènement ;
• Garder le contact via LinkedIn ou des réseaux d’alumni.

A noter : Afin d’optimiser votre stratégie d’offboarding, il est en effet possible de créer une communauté d’alumni, concept anglo-saxon servant à maintenir un lien avec vos anciens collaborateurs via une plateforme digitale, par exemple.

L’offboarding est bien plus qu’un simple processus administratif : c’est un moment stratégique de communication et de gestion humaine. En le négligeant, l’entreprise prend le risque de ternir son image. En l’investissant intelligemment, elle renforce son image (image de marque et marque employeur) et valorise sa culture d’entreprise. 
Un salarié qui quitte l’entreprise avec le sourire peut devenir l’un de ses meilleurs ambassadeurs.