Le calcul des congés payés de vos salariés en 7 questions

Chaque employeur est responsable de l'organisation des congés payés de ses collaborateurs. Concrètement, comment calculer le nombre de jours de congés payés de vos salariés ? Que se passe-t-il en cas d'arrêt de travail ? Quelle est la période d'acquisition sur laquelle se référer ?...

Découvrez dans cet article les 7 questions essentielles à vous poser concernant le calcul des congés payés de vos salariés.

1. A combien de jours de congés payés a droit un salarié ?

Tout salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de « travail effectif » durant la période de référence. Un salarié qui travaille sur l’intégralité de la période annuelle de référence obtient ainsi 30 jours ouvrables de congés payés (ou 25 jours ouvrés).

L’ouverture du droit à congé n’est pas subordonnée à une condition minimale d’activité. Si le salarié travaille moins d’un mois, le congé sera calculé au prorata temporis.

💡 Bon à savoir : Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours de congés qu’un salarié à temps plein.

2. Que se passe-t-il en cas d'arrêt de travail ? 

Le 13 septembre 2023, par un revirement de jurisprudence, la Cour de cassation a écarté les dispositions du droit français pour se mettre en conformité avec le droit européen. Ainsi, les salariés ont désormais droit à des congés payés sur toute leur période d'absence pour maladie ou accident, d'origine professionnelle ou non, quelle que soit leur durée. 

👉 Pour en savoir, consultez notre article sur le calcul de congés payés en cas d'arrêt de travail. 

3. Quelle est la période d'acquisition de ces congés ?

La durée du droit à congés payés acquis par le salarié dépend de son temps de travail effectif sur une période déterminée. Cette période d’acquisition des congés payés est appelée « période de référence ».

La période de référence d’acquisition des congés est fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

Cependant, un accord collectif d’entreprise ou de branche peut prévoir une période différente.

4. Quand le salarié doit-il prendre ses congés ?

La période d’acquisition des congés est différente de la période de prise de congés. Cette dernière doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période.

C’est l’employeur qui fixe la période de prise de congés payés :

• Elle doit comprendre obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
• Elle peut s’étendre sur une période plus longue, voir sur l’année entière.
• Elle peut correspondre à la période de fermeture de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : L’employeur ne peut imposer la prise d’un congé de plus de 24 jours ouvrables en une seule fois.

Le congé principal

L’employeur doit accorder à chaque salarié au moins 12 jours ouvrables consécutifs (ou 10 jours ouvrés) compris entre 2 jours de repos hebdomadaire.

Au-delà de 12 jours ouvrables, le congé peut être pris en plusieurs fois avec l’accord du salarié.

Dans le cas où ce congé est pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre et sauf renonciation expresse de la part du salarié, il ouvre droit à des jours de congés supplémentaires pour fractionnement.

La 5ème semaine de congés payés

Cette 5ème semaine de congés payé peut être fractionnée :

• Elle peut être prise pendant toute la période de congés fixée par l’employeur (donc en dehors de la période légale du 1er mai au 31 octobre).
• Cela n’ouvre pas droit à des jours supplémentaires pour fractionnement.

5. Comment l'ordre des départs en congés est-il fixé ?

L’employeur doit définir l’ordre et les dates de départ en respectant les critères énumérés par la convention collective et le code du travail : situation familiale, ancienneté, activité chez un autre employeur, etc.

L’ordre des départs fixé est communiqué par tout moyen, à chaque salarié, un mois avant son départ.

Les dates de congés ne peuvent être modifiées moins d’un mois avant la date de départ, sauf circonstances exceptionnelles (pandémie, graves difficultés financières, nécessité de remplacer un salarié, etc.).

6. Le salarié peut-il prendre ses congés dès l'embauche ?

Il est possible de prendre des congés avant la fin de la période d’acquisition. Les congés peuvent ainsi être pris dès l’embauche, sous réserve d’avoir acquis des droits à ce titre et d’obtenir l’accord de l’employeur.

7. Le salarié peut-il reporter ses jours de congés ?

Si l’octroi au salarié des congés qu’il a acquis constitue une obligation pour l’employeur, le salarié a quant à lui l’obligation de prendre ses congés :

• Les congés payés acquis doivent être pris chaque année.
• Ils ne sont donc, en principe, pas reportables.
• Les congés non pris par les salariés sont en principe perdus.

Sauf exceptions légales, jurisprudentielles ou conventionnelles (exemples : absence pour maladie, accident ou maternité), ni l’employeur, ni le salarié ne peuvent exiger le report de tout ou partie des congés sur l’année suivante.

Toutefois un tel report est possible par accord écrit entre les parties.